Ir. Widiyanto, ASCM
Gudang memang mahluk tidak hidup. Gudang tidak
memerlukan makan, minum atau mandi seperti halnya seseorang merawat sapi atau
tanaman hias. Namun demikian gudang tetap memerlukan sentuhan 'khusus' agar ia
dapat memberikan kondisi-kondisi yang kita harapkan yakni nyaman untuk bekerja,
aman untuk menyimpan barang dan ramah terhadap semua yang masuk maupun keluar
dari gudang baik manusia, barang maupun system yang mendukungnya.
Untuk mencapai tujuan diatas, paling tidak ada 13 langkah jitu yang dapat
dijadikan sebagai patokan, tolok ukur, benchmark atau apapun namanya yang dapat
digunakan baik staff karyawan maupun manajemen gudang . Adapun 13 langkah jitu
tsb adalah sbb:
1. Data pelaporan rutin
Kelihatannya sepele, apa sih gunanya data prestasi gudang di sajikan secara
rutin di papan pengumuman karyawan ? Ada yang bilang nanti malah buka aib bagi
yang membacanya atau akan terkesan sombong ?
Prasangka tsb diatas kita kembalikan kepada si pembacanya sendiri. Hak
merekalah untuk menjadikan informasi yang disajikan di papan pengumuman sebagai
aib atau kesombongan. Yang jelas tujuan dari pencantuman prestasi tsb sebagai
tolok ukur seberapa jauh prestasi atau kegagalan yang kita alami. Jika semua
karyawan tahu kondisi sebenarnya mengenai kinerja gudangnya, maka sebagai satu
team operasional yang tangguh tentu akan mengambil suatu langkah yang strategis
untuk menjalankan rencana selanjutnya. Penulis sering melihat di kantor pusat
perusahaan multinasional/asing di Jakarta selalu mencantumkan dalam bentuk
grafik kinerja bagiannya masing-masing di pintu masuk atau papan pengumuman
masing-masing.
2. Dinding, atap, lantai
Keamanan adalah syarat mutlak yang harus dijamin 100%, karena keamanan
merupakan salah satu jenis pelayanan yang diharapkan oleh sipengguna gudang.
Pastikan dinding gudang dalam kondisi yang baik, tidak bolong-bolong atau mudah
untuk memasukan/mengeluarkan barang/ manusia. Yakinkan juga bahwa dinding
gudang tidak rapuh sehingga mudah rubuh.
Atap juga perlu dicek kondisinya agar aman dari bocor pada saat hujan. Saat
yang tepat pada untuk mengetahui kondisi atap adalah saat hujan, carilah
tetesan air dan segeralah beri catatan dimana terjadinya kebocoran untuk
diperbaiki.
Lantai memang menjadi syarat pokok dalam hal penjaminan kebersihan dan keamanan
barang. Lantai yang kotor berdebu pasti akan menjadikan barang juga kotor dan
berdedu. Belum lagi masalah kesehatan karyawan. Sedangkan lantai yang
berlubang/bergelombang perlu dibuatkan rambu-rambu agar forklit/hand pallet tidak
melaluinya. Jika memungkinkan, lakukan perbaikan secara berkala.
3. Kebersihan toilet dan kantin
"Untuk melihat mutu suatu gudang, lihatlah kondisi kamar mandi/toiletnya."
Kata-kata bijak tsb mungkin ada baiknya kita terapkan disemua gudang.
Kebersihan toilet, kantin dan sarana karyawan lainnya memang tidak secara
langsung mempengaruhi prestasi gudang, namun secara tidak langsung akan
menciptakan dukungan moral dan fisik yang sangat baik terhadap karyawan dan
pengunjung gudang lainnya. Sebenarnya tidak terlalu sulit untuk menciptakan
kebersihan ini andai kedisiplinan dan kontrol dilakukan dengan baik.
4. Palet, rak
Paku yang menonjol diatas permukaan pallet sering kali dianggap sebagai hal
biasa. Padahal paku ini dapat menyebabkan kejadian yang fatal bagi barang
diatasnya dan mungkin juga bagi karyawan yang kebetulan menginjak pallet ini.
Paku yang menonjol juga secara langsung mengurangi daya ikat kayu-kayu yang ada
di pallet tsb dan hal ini tentunya sangat membahayakan. Sedangkan rak yang
tanpa paku 'sok' yang menancap ditiang-tiangnya mungkin juga sering dianggap
biasa, padahal -seperti halnya pallet- tanpa paku sok tsb kekuatan ikat antar
besi rak menjadi lemah pada saat forklift mengangkat pallet dari rak jika
menyentuh rak diatasnya maka bisa fatal.
Alangkah baiknya paku yang menonjol di pallet dan paku sok yang tidak ada di
rak dikelola dengan baik dan dipastikan bahwa kondisi pallet maupun rak selalu
dalam kondisi yang siap pakai.
5. Forklift, hand pallet, loading dock
Perawatan forklift, hand pallet maupun loading dock yang dilakukan secara rutin
dan terjadual akan memberikan 'garansi' keamanan dan keselamatan kerja yang
lebih pasti. Pastikan seluruh prosedur perawatan dan penanganan peralatan kerja
kita selalu dalam kondisi yang prima sebelum dipergunakan.
6. Lampu penerangan, musik
Walau ada gudang yang hanya beroperasi 1 shift atau hanya siang hari saja,
tetapi penyediaan cahaya lampu yang memenuhi persyaratan tetap diwajibkan.
Secara ilmiah cahaya yang diperlukan minimal 200 lumen. Penerangan yang sesuai
akan memberikan kepastian dalam penyiapan barang pada waktu picker membaca dari
picking list ke rak yang dituju atau juga memastikan bahwa antar rak terlihat
dengan jelas. Beberapa gudang direkomendasikan untuk memutar lagu-lagu yang
'semangat' tidak mendayu-dayu atau terlalu romantis. Hindari memutar lagu yang
hanya menjadi faporit seseorang saja atau lagu-lagu yang terlalu memukau.
Instrumentalia dapat menjadi salah satu alternatif yang dapat dipilih.
7. Ventilasi Udara dan Temperatur
Pastikan tidak ada ventilasi udara yang terhalang barang atau tertutup sesuatu
sehingga mengganggu kelancaran perputaran udara. Jika perlu pastikan bahwa
temperatur ruang gudang selalu dicatat dan dikontrol untuk disesuaikan dengan
standar suhu barang yang disimpan. Bahkan di industri kimia misalnya, ada
barang yang harus selalu disimpan disuhu tertentu agar tidak terjadi ledakan
atau di industri consumer goods ada komoditi yang memerlukan suhu khusus agar
barang tidak rusak texturnya.
8. Akurasi penempatan barang
Akurasi antara data di system pergudangan dengan fisik barang boleh jadi
menjadi taruhan nama nomor satu dalam bidang logistik. Akurasi yang maksimal
akan memudahkan kita dalam mempersiapkan barang ataupun memudahkan kita dalam
menelusuri data suatu barang. Tingkat akurasi ini sangat banyak dipengaruhi
oleh kedisiplinan staff gudang dalam menerima barang, kedisiplinan staff dalam
menempatkan barang dirak, kedisiplinan staff menurunkan barang dalam rangka
refill ke pick face maupun kedisiplinan staff dalam penyiapan barang sesuai
dengan yang tertera di picking list. Walaupun tidak didukung dengan system yang
canggih, banyak gudang-gudang modern tetap melakukan cek dan recek terhadap
akurasi antara barang dengan data komputernya secara periodik guna mencapai
akurasi yang tertinggi.
9. Keamanan barang di picking face
Banyak staff picking yang mempersiapkan barang dari pick face dilakukan dengan
cara 'menggerus' atau istilah lainnya adalah menggangsir tumpukan barang.
Memang secara umum staff akan lebih mudah mengambil barang yang terdekat dari
posisinya, oleh karena itu diperlukan komitmen dari semua staff untuk tetap
mengambil barang dari pick face dari tumpukan teratas, mengangkat barang dengan
hati-hati dan menumpuk di pallet berikutnya dengan aman.
10. Tikus,lalat
Memang kebanyakan gudang-gudang modern sudah bekerja sama dengan kontraktor
pest control yang cukup kualified untuk mengontrol tikus, nyamuk, lalat dan
sejenisnya. Namun tidak ada salahnya staff/manajemen gudang tetap melakukan
kontrol dan cek-ricek terhadap kondisi umpan yang telah mereka siapkan.
Terkadang banyak umpan yang 'kadaluarsa', tumpah atau hilang sehingga tidak
akan pernah memberikan hasil yang maksimal. Mungkin perlu juga setiap 1 atau 3
bulan sekali kita menanyakan 'hasil' buruan dari kontraktor pest control tsb
untuk memastikan bahwa memang binatang pengganggu gudang sudah tidak ada di
sekitar gudang kita.
11. Perlengkapan P3K dan poster/spanduk keselamatan
Ada kritik menarik dari seorang pengamat pergudangan mengenai penyediaan sarana
P3K yang disediakan digudang-gudang di Indonesia secara umum. Kotak P3K yang
tersedia disetiap gudang kebanyakan kotak P3K untuk rumah tangga, bukan untuk
industri atau gudang yang aktif dengan banyak orang dan hilir mudik dengan
segala aktifitas. Oleh karena itu - menurut beliau - ada baiknya gudang
menyediakan sarasa P3K sesuai dengan standar banyaknya aktifitas dan orang yang
terlibat didalamnya, misalnya menyiapkan tandu atau bahkan ambulan, obat merah
dengan dosis yang cukup besar (tidak cuma sebesar kelingking), perban dengan
kemasan yang cukup besar dan kain kasa yang memadai.
Poster atau spanduk keselamatan juga sangat perlu untuk dikampanyekan disetiap
sudut strategis didalam gudang untuk mengingatkan semua karyawan. Disalah satu
gudang industri Oli di Bekasi, didepan kantornya tertera jumlah jam terlampaui
tanpa kecelakaan kerja serta sarana pendukung lainnya yang walaupun sederhana
namun memberikan kesan kepedulian yang mendalam.
12. Prosedur penerimaan dan pengiriman barang
Kejelasan akan prosedur penerimaan barang dan pengiriman barang menjadikan
jurus jitu yang layak dipertimbangkan dengan serius. Betapa tidak, dengan
adanya aturan prosedur yang jelas didua bagian ini, maka akan menjamin akurasi
barang dengan baik, kehilangan barang yang mungkin nihil, penyiapan barang yang
cepat dan tentu kepuasan klien akan on time delivery yang kita lakukan. Tugas
manajemen gudanglah untuk memastikan dengan baik adanya prosedur dan aturan
yang jelas serta komitmen staff yang tinggi untuk tetap terus mengikuti aturan
yang telah disiapkan.
13. Pakaian kerja dan perlengkapan keamanan kerja
Sekali lagi untuk masalah keselamatan dan keamanan kerja tidak ada toleransi
yang dapat mengamini untuk dilakukan pelanggaran. Perlengkapan kerja, pakaian
kerja atau ID card adalah hal wajib yang harus diterapkan sehari-hari diwaktu
bekerja. Di gudang industri baja --misalnya-- seluruh staff yang bertugas tetap
konsisten memakai helm, sepatu pengaman dan kaca mata dalam aktifitas
hariannya. Untuk mewujudkan hal ini, perlu komitmen tegas diantara karyawan dan
manajemen dalam usaha menerapkan area kerja yang aman, nyaman dan selamat.
Kesimpulan
Kalau ada yang bertanya, mana yang menjadi prioritas dari 13 langkah tsb,
jawabnya adalah silakan disesuaikan dengan kondisi gudang masing-masing.
Mungkin dibeberapa gudang sudah ada yang 75% menerapkan 13 langkah tsb tapi
mungkin juga ada gudang yang baru menerapkan dibawah 25%. Tidak ada salahnya
staff dapat memberikan saran kepada manajemen gudang jika melihat hal-hal
dilapangan yang tidak sesuai dengan 13 langkah tsb diatas, tentu dengan
semangat untuk menciptakan gudang yang nyaman untuk bekerja, aman untuk
menyimpan barang dan ramah terhadap semua yang masuk maupun keluar dari gudang
baik manusia, barang maupun system yang mendukungnya. Jangan kuatir, angka 13
di gudangology tidak mempunyai efek mistis ….
http://gudangologi.blogspot.com/2007/04/13-jurus-mengelola-gudang.html